Help, mijn klant betaalt niet!
Zo ga je om met wanbetalers
De meeste facturen worden door klanten gewoon netjes betaald. Maar wat doe je als een klant maar niet wil betalen? Je loopt inkomsten mis en je bent waarschijnlijk veel tijd kwijt aan het sturen van betalingsherinneringen en andere procedures om jouw geld te krijgen. Om je te helpen, geven we je een aantal tips om te voorkomen dat je klant wanbetaler wordt en wat je kunt doen als het toch zover komt.
Algemene voorwaarden
Ten eerste: neem een betalingstermijn op in jouw algemene voorwaarden. Zorg er daarbij voor dat jouw klant de algemene voorwaarden heeft gezien vóórdat je de opdracht officieel aanneemt. Stuur deze bijvoorbeeld mee bij de offerte. Zo kan je je altijd beroepen op jouw algemene voorwaarden en heeft jouw klant kennis kunnen nemen van de betalingstermijn.
Houd je boekhouding goed bij
Voor veel zelfstandig ondernemers is de boekhouding niet de meest favoriete bezigheid. Als je jouw boekhouding goed bijhoudt, ben je in staat om na het afronden van een opdracht meteen een factuur te sturen. Hoe sneller je een factuur stuurt, hoe groter de kans is dat jouw klant meteen betaalt. De uitgevoerde werkzaamheden staan dan namelijk nog scherp op het netvlies. Als je langer wacht, loop je het risico dat jouw klant inmiddels al met heel andere dingen bezig is. Daardoor is de kans groter dat een rekening niet duidelijk is of wordt vergeten.
Stuur een vriendelijke betalingsherinnering
Gaat het toch mis en wordt jouw factuur niet binnen de gestelde betalingstermijn betaald, stuur dan eerst een vriendelijke betalingsherinnering. Dit kan met een mail, een brief of een telefoontje. Misschien heeft jouw klant de factuur niet ontvangen of is de factuur simpelweg vergeten. Door vriendelijk te zijn bij de eerste herinnering, voorkom je dat de relatie met jouw klant verslechtert en er in de toekomst geen nieuwe opdrachten komen.
Neem persoonlijk contact op
Betaalt de klant na jouw betalingsherinnering nog niet, zoek dan persoonlijk contact. Misschien heeft je klant financiële problemen en is het niet mogelijk om nu de gehele factuur te betalen. Of zijn er andere omstandigheden waardoor het voor je klant niet mogelijk is om te betalen. Je kan dan bijvoorbeeld een nieuwe betaalafspraak of een betalingsregeling afspreken. Zet de gemaakte afspraken dan wel op papier en stuur dit naar jouw klant.
Stuur een aanmaning
Soms krijg je geen contact of betaalt de klant ook nadat je contact hebt opgenomen nog steeds niet. Dan kan je een officiële aanmaning sturen. Dit kan al bij de eerste betalingsherinnering, maar meestal wordt dit na de vriendelijke herinnering gedaan. Als het om particuliere klanten gaat, stuur je een ‘Wet Incassokostenbrief’ of WIK-brief. Hierin geef je een nieuwe betalingstermijn aan en vertel je hoeveel kosten erbij komen als de klant niet betaalt. Via de DAS Documentenshop kan je een voorbeeldbrief downloaden. Zorg ervoor dat je kunt bewijzen dat jouw klant de brief heeft ontvangen. Vaak worden deze brieven daarom aangetekend verstuurd.
Bij een zakelijke klant kan je bij een eerste aanmaning meteen al aanspraak maken op incassokosten. Dat kan bij een particuliere klant niet.
Gebruik je rechtsbijstandsverzekering
Weigert jouw klant nog steeds om te betalen? Je kan dan gebruikmaken van juridische hulp via een rechtsbijstandsverzekering. In de ZEKUR ZZP-verzekeringsbundel Extra ZEKUR zit een rechtsbijstandsverzekering. Heb je ZEKUR MKB, dan zit deze in de bundels Extra ZEKUR en Super ZEKUR. Deze kan jou ook helpen het geld te krijgen of een deurwaarder in te schakelen.
Het is best dus best een gedoe als jouw klant niet betaalt. Daarom geven we ook een aantal tips om proberen te voorkomen dat je in deze situatie terecht komt.
Kredietwaardigheid zakelijke klant
Als je een opdracht aanneemt van een zakelijke klant, kan je vooraf de kredietwaardigheid van het bedrijf controleren. Dit doe je bijvoorbeeld door het KvK-nummer op te vragen bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of het btw-nummer van het bedrijf op te controleren op de website van de Europese Commissie. Ga ook na of degene met wie jij zaken doet wel mag aannemen is. Ook kan je bij de Kamer van Koophandel financiële informatie opvragen en andere bedrijven bellen met wie zij eerder zaken hebben gedaan om na te gaan of zij altijd hebben betaald. Dit is niet helemaal waterdicht, maar het geeft je vooraf wel een idee of jouw zakelijke klant in staat is om te betalen.
Stuur deelfacturen bij een grote opdracht
Heb je een grote opdracht? Stuur dan deelfacturen. Deel de werkzaamheden op in kleinere stukken, waarbij je telkens als een onderdeel is afgerond meteen een deelfactuur stuurt. Zeker als een opdracht langer duurt, is dit een goed idee. Kleinere deelfacturen zijn voor een klant vaak beter te behappen dan een groot bedrag in één keer. En jij hoeft niet tot het eind van de opdracht te wachten totdat je hiervoor geld ontvangt. Een win-winsituatie.
Met een rechtsbijstandsverzekering kan je het werk om een klant te laten betalen, uit handen geven. Voor zowel zzp- als mkb-bedrijven bieden we een rechtsbijstandsverzekering aan in onze verzekeringsbundels. De bundels zijn afgestemd op jouw beroep. Bereken jouw premie snel.
Bron: DAS
Gerelateerd
Het is de laatste tijd veel het nieuws: schijnzelfstandigheid onder zzp’ers. Sinds dit jaar controleert de Belastingdienst hier veel strenger op. Maar wat houdt schijnzelfstandigheid precies in? En hoe weet je of je een opdracht als zzp’er kunt uitvoeren of dat je eigenlijk in loondienst zou moeten? We zochten het voor je uit.
Het maken van producten brengt risico’s met zich mee. Je kunt aansprakelijk gesteld worden als een klant schade oploopt door het gebruik van jouw product. Die aansprakelijkheid geldt soms ook als je producten importeert en doorverkoopt. Eind 2024 zijn de regels rondom de veiligheid van producten strenger geworden. Hoe zit het nou met productaansprakelijkheid?
De ene ondernemer knoopt met iedereen een praatje aan, terwijl de ander het gesprek liever uit de weg gaat. Leuk of niet, een sterk netwerk kan je onderneming een flinke duw in de rug geven. Maar wat komt er allemaal kijken bij een netwerkgesprek? We hebben enkele tips op een rijtje gezet.
Voor veel zzp’ers biedt freelancen veel vrijheid. Zo bepaal je zelf wanneer je werkt en welke opdrachten je aanneemt. Maar alleen werken heeft ook mindere kanten. Eenzaamheid ligt op de loer en het is soms lastig om grenzen aan te geven. In deze blog geven we tips om het freelancen leuk en gezond te houden.
Zo min mogelijk schade toebrengen aan klimaat, natuur, mens en dier. Dat is duurzaam ondernemen. Hoe je dat doet is voor iedere ondernemer anders. Een kapper heeft andere mogelijkheden dan een timmerman. Wat je beroep ook is, als ondernemer kan je een groot verschil maken. We hebben een aantal dingen uitgezocht over duurzaam ondernemen.