Als ondernemer voer je een opdracht uit, vervolgens stuur je een factuur en jouw klant betaalt deze. Gelukkig gaat dit in de praktijk vaak zo. Maar wat als jouw klant jouw rekening niet betaalt? Je loopt inkomsten mis en je bent veel tijd kwijt aan het sturen van betalingsherinneringen en andere procedures om jouw geld te krijgen. Om je te helpen, geven we je een aantal tips om te voorkomen dat jouw klant wanbetaler wordt en wat je kan doen als het toch voorkomt.
Ten eerste: neem een betalingstermijn op in jouw algemene voorwaarden. Zorg er daarbij voor dat jouw klant de algemene voorwaarden heeft gezien vóórdat je de opdracht officieel aanneemt. Stuur deze bijvoorbeeld mee bij de offerte. Zo kan je je altijd beroepen op jouw algemene voorwaarden en heeft jouw klant kennis kunnen nemen van de betalingstermijn.
Voor veel zelfstandig ondernemers is de boekhouding niet de meest favoriete bezigheid. Als je jouw boekhouding goed bijhoudt, ben je in staat om na het afronden van een opdracht meteen een factuur te sturen. Hoe sneller je een factuur stuurt, hoe groter de kans is dat jouw klant meteen betaalt. De uitgevoerde werkzaamheden staan dan namelijk nog scherp op het netvlies. Als je langer wacht, loop je het risico dat jouw klant inmiddels al met heel andere dingen bezig is. Daardoor is de kans groter dat een rekening niet duidelijk is of wordt vergeten.
Gaat het toch mis en wordt jouw factuur niet binnen de gestelde betalingstermijn betaald, stuur dan eerst een vriendelijke betalingsherinnering. Dit kan met een mail, een brief of een telefoontje. Misschien heeft jouw klant de factuur niet ontvangen of is de factuur simpelweg vergeten. Door vriendelijk te zijn bij de eerste herinnering, voorkom je dat de relatie met jouw klant verslechtert en er in de toekomst geen nieuwe opdrachten komen.
Betaalt de klant na jouw betalingsherinnering nog niet, zoek dan persoonlijk contact. Misschien heeft je klant financiële problemen en is het niet mogelijk om nu de gehele factuur te betalen. Of zijn er andere omstandigheden waardoor het voor je klant niet mogelijk is om te betalen. Je kan dan bijvoorbeeld een nieuwe betaalafspraak of een betalingsregeling afspreken. Zet de gemaakte afspraken dan wel op papier en stuur dit naar jouw klant.
Soms krijg je geen contact of betaalt de klant ook nadat je contact hebt opgenomen nog steeds niet. Dan kan je een officiële aanmaning sturen. Dit kan al bij de eerste betalingsherinnering, maar meestal wordt dit na de vriendelijke herinnering gedaan. Als het om particuliere klanten gaat, stuur je een ‘Wet Incassokostenbrief’ of WIK-brief. Hierin geef je een nieuwe betalingstermijn aan en vertel je hoeveel kosten erbij komen als de klant niet betaalt. Via de DAS Documentenshop kan je een voorbeeldbrief downloaden. Zorg ervoor dat je kunt bewijzen dat jouw klant de brief heeft ontvangen. Vaak worden deze brieven daarom aangetekend verstuurd.
Bij een zakelijke klant kan je bij een eerste aanmaning meteen al aanspraak maken op incassokosten. Dat kan bij een particuliere klant niet.
Weigert jouw klant nog steeds om te betalen? Je kan dan gebruikmaken van juridische hulp via een rechtsbijstandsverzekering. In de ZEKUR ZZP-verzekeringsbundel Extra ZEKUR zit een rechtsbijstandsverzekering. Heb je ZEKUR MKB, dan zit deze in de bundels Extra ZEKUR en Super ZEKUR. Deze kan jou ook helpen het geld te krijgen of een deurwaarder in te schakelen.
Het is best dus best een gedoe als jouw klant niet betaalt. Daarom geven we ook een aantal tips om proberen te voorkomen dat je in deze situatie terecht komt.
Als je een opdracht aanneemt van een zakelijke klant, kan je vooraf de kredietwaardigheid van het bedrijf controleren. Dit doe je bijvoorbeeld door het KvK-nummer op te vragen bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of het btw-nummer van het bedrijf op te controleren op de website van de Europese Commissie. Ga ook na of degene met wie jij zaken doet wel mag aannemen is. Ook kan je bij de Kamer van Koophandel financiële informatie opvragen en andere bedrijven bellen met wie zij eerder zaken hebben gedaan om na te gaan of zij altijd hebben betaald. Dit is niet helemaal waterdicht, maar het geeft je vooraf wel een idee of jouw zakelijke klant in staat is om te betalen.
Heb je een grote opdracht? Stuur dan deelfacturen. Deel de werkzaamheden op in kleinere stukken, waarbij je telkens als een onderdeel is afgerond meteen een deelfactuur stuurt. Zeker als een opdracht langer duurt, is dit een goed idee. Kleinere deelfacturen zijn voor een klant vaak beter te behappen dan een groot bedrag in één keer. En jij hoeft niet tot het eind van de opdracht te wachten totdat je hiervoor geld ontvangt. Een win-winsituatie.
Met een rechtsbijstandsverzekering kan je het werk om een klant te laten betalen, uit handen geven. Voor zowel zzp- als mkb-bedrijven bieden we een rechtsbijstandsverzekering aan in onze verzekeringsbundels. De bundels zijn afgestemd op jouw beroep. Bereken jouw premie snel.
Bron: DAS
